Einleitung

Digitalisieren Sie ihre Laborabläufe

PathoFlex für die Fachbereiche Dermatohistopathologie und Pathologie ist heute eine der modernsten Lösungen am Markt.

Vom Materialeingang bis zum Befundausgang finden sich alle Arbeitsbereiche abgebildet.

Für jeden Schritt im Workflow

PathoFlex unterstützt sie im gesamten Prozess vom Laboreingang bis zum Befundversand und darüber hinaus.

Die Funktionsbausteine von PathoFlex lassen sich individuell und nach Bedarf in einem ganzheitlichen und integrierten Lösungssystem bündeln.

KV-Abrechnung

Für die KV-Abrechnung haben Sie ein eigenes Icon auf dem Windows Desktop mit dem Namen "KV-Abrechnung". Starten Sie die KV-Abrechnung mit Klick auf das Icon.

Sie erhalten eventuell 2 bis 3 Hinweise, die Sie mit [OK] bestätigen.

Stammdaten

Die Stammdaten tragen Sie einmalig nach Installation des Programmes ein. Für eine Abrechnung sind hier keine Eingaben nötig.

Die Stammdaten erreichen Sie mit Definitionen / Arztpraxen :

Arztpraxen

Hier tragen Sie die Daten ihrer Praxis bzw. ihres Labors ein. Dazu tragen Sie ihre Ärzte ein in dem Sie auf den Button [Arzt] klicken. Im Arzt klicken Sie auf [AK] um die Arztkennung zu dem Arzt einzugeben.

Mit [F3] können Sie auf bestehende Daten zugreifen.

Mit [F8] können Sie Daten löschen.

Mit [F9] können Sie Eingaben und Änderungen speichern.

Zu den Feldern im Fenster Arztpraxen :

Praxiskürzel : Hier muss 'Arztpraxis' stehen.

Praxis für : Tragen Sie hier 'Pathologie' ein.

Bezeichnung : Tragen Sie hier ebenfalls 'Pathologie' ein.

KV-Nummer, KV, Fachgruppe und Betriebsstättennummer sind vorgegeben.

Zu den Feldern im Fenster Ärzte :

Praxis : Hier muss 'Arztpraxis' stehen.

Tragen Sie hier Titel, Vorname, Name und Anrede des Arztes ein.

Die lebenslange Arztnummer tragen Sie mit Klick auf [AK] ein.

Zu den Feldern im Fenster Arztkennungen :

Vorname und Name sind bereits ausgefüllt.

Zeichen : Hier steht ein Großbuchstabe als Kürzel für den Arzt, nehmen Sie den ersten Buchstaben aus dem Kürzel in PathoFlex. Dieser Eintrag ist wichtig da über das Kürzel die Ärzte zugewiesen werden.

LANR : Hier tragen Sie die lebenslange Arztnummer des Arztes ein.

Nach jeder ausgefüllten Maske [F9] für Speichern nicht vergessen.

In dem Fenster 'Arztpraxen' werden später automatisch alle Einsender angelegt. Um auf ihre Stammdaten zuzugreifen geben Sie 'a' in das Feld 'Praxiskürzel' ein und drücken [F3] für Suchen.

Daten exportieren

In PathoFlex exportieren Sie die Daten für die KV-Abrechnung wie bisher :

Wählen Sie den Button [Abrechnung].

Dann wählen Sie Ansichten / KV Abrechnung

Import

Füllen Sie die Felder wie folgt aus :

Quartal : z.B. 12024

(*) Vorprüfung

KV-Programm : (*) RST-MED

Falls Sie oben rechts eine Registerkarte 'KV-Optionen' haben wählen Sie dort (*) Für BAG.

Die Vorprüfung ist nicht mehr notwendig.

Wählen Sie (*) Abrechnung und dann [START].

Die Datei F:\PathoFlex\RST-MED\ABRECHN.CSV wird erzeugt.

Daten importieren

Für den Import der Daten aus PathoFlex rufen Sie im KV-Abrechnungsmodul auf :

Extras / Pathologieabrechnung importieren.

"Bestehende Bewegungsdaten werden dauerhaft gelöscht" [OK]

Import

Wählen Sie die Datei :

Ordner : F:\PathoFlex\RST-MED\

Dateiname: ABRECHN.CSV

[OK]

Falls die Abfrage kommt "" antworten Sie mit "Ja".

Beim Import erhalten Sie eine Liste der Abrechnungen die nicht eingelesen werden können.

Die Fehler werden zusätzlich in der Datei C:\DataAL\DOCUMENT\PATHOLOGIE.ERR protokolliert.

Folgende Fehlercodes gibt es u.a. :

EC	Index	Bemerkung
E-REL	GDID	Ungültiger ICD-Code oder Diagnosesicherheit angegeben (2. Zahl in der Zeile darunter)
ELELEBM	GDID	Ungültiger ICD-Code oder Diagnosesicherheit angegeben (2. Zahl in der Zeile darunter)
	PIK	Falsches Institutionskennzeichen/Kostenträgerkennung, es muss 7- oder 9-stellig sein

Die Meldung "Für die Ziffer ... wurde ... eine Uhrzeit eingetragen, damit die Ziffer auch auf diesem Schein gespeichert werden kann" kann ist ein Hinweis, dass es 2 Abrechnungen zum gleichen Patienten am gleichen Tag gibt. Hier wurde der Befund korrekt gespeichert.

Die einzelnene Befunde werden in Definitionen / Diagnosen eingelesen und können hier auch geändert werden. Besser ist es bei Fehlern die Daten in PathoFlex zu korrigieren und erneut zu importieren.

Kassenabrechnung prüfen und erstellen

Nach dem Import können Sie die Daten wie folgt überprüfen, die Überprüfungen können Sie beliebig oft pro Quartal wiederholen :

Auswertung / Kassenabrechnung

Listen

Tragen Sie zuerst das Quartal ein oder klicken Sie einmal mit der Maus auf das Feld 'Quartal'.

Hier stehen Ihnen folgende Überprüfungen zur Verfügung :

Ziffernprüfung

Hier erhalten Sie einen Hinweis wenn zu einem Fall ein ICD-Code fehlt, eine Grundleistung fehlt, ein OMIM-Code fehlt oder eine Altersbedingung verletzt ist. Diese Prüfung ist freiwillig.

DTA (Datenträgerabrechnung)

Hinweis : Die Frage "Sollen die Vorquartalsscheine als 'abgerechnet' markiert werden?" bitte mit "Nein" beantworten damit noch nicht abgerechnete Scheine berücksichtigt werden.

Die eingelesenen Daten werden genau analysiert und es wird eine ausführliche Auswertung ausgegeben welche Daten nicht korrekt sind. Es wird auch dazu geschrieben wenn eine Abrechnung nicht akzeptiert wird.

Mit einem Mausklick auf den Namen oder auf die Versichertennummer wird die Patientenakte geöffnet, mit Klick auf das Wort 'UE/Auftrag' der Überweisungsschein. Mit Klick auf 'Krankenschein' wird der Krankenschein angezeigt.

Wenn die Versichertennummer in PathoFlex korrigiert wird, so wird dies an zwei Stellen durchgeführt, in der Patientenakte und in der Fallanlage.

Die ausführliche Auswertung wird in die Datei C:\DataAL\DOCUMENT\abr\PROBE.RTF geschrieben und kann dort nach der Analyse jederzeit wieder aufgerufen werden.

KV-Prüfprogramm

Hiermit können Sie genaue Prüfungen der Fälle vornehmen wie sie von den Krankenkassen durchgeführt wird.

Wählen Sie [Starten] um die Prüfung zu starten.

Nach der Prüfung wird die Anzahl der Fälle, die Anzahl der Warnungen und die Anzahl der Fehler angezeigt.

Es werden alle notwendigen Listen und Protokolle erzeugt, die man sich dann mit dem Button 'Listen' anschauen kann.

Mit [Beenden] verlassen Sie das Modul für die KV-Prüfung.

Abrechnungsdatei erzeugen

Hiermit erzeugen Sie am Schluss eine verschlüsselte Abrechnungsdatei. Dies wird im nächsten Kapitel erklärt.

Listen

Hier erhalten Sie alle Listen, Protokolle und Dokumente die Sie für die Abrechnung benötigen.

Das sind folgende Dateien :

FallStatistik.pdf
FehlerStatistik.pdf
GNRListe.pdf
KlammerListe.pdf
Pruefprotokoll.pdf
ScheinAbgabeListe.pdf
Sortiert.pdf

Im Prüfprotokoll finden Sie eine genaue Auflistung von Warnungen und Fehlern.

Warnungen fangen mit '(W' und sind nur ein Hinweis.

Fehler fangen mit '(F' an und müssen behoben werden, bevor die Datei übertragen wird. Eine Liste der Feldnummern finden Sie im letzten Kapitel 'Datensatzbeschreibung'.

Diese Dokumente finden Sie im Verzeichnis C:\DataAL\KBV_Pruefmodul\xx_y\Listen.

xx steht dabei für das Jahr und y für das Quartal,also z.B. C:\DataAL\KBV_Pruefmodul\24_1\Listen.

Abrechnungsdatei erzeugen

Hiermit erzeugen Sie eine eine Datei für die Abrechnung, diese wird für die Übertragung verschlüsselt.

Rufen Sie dies zum ersten Mal auf kommt eine Fehlermeldung "Das Kryptomodul konnte nicht ...". Diese Warnung bitte mit [OK] bestätigen. Dann wählen Sie [Starten]. Die zu versendende Datei wird verschlüsselt.

Das Verschlüsselungsmodul verlassen Sie mit [Beenden].

Die verschlüsselte Datei finden Sie im Verzeichnis C:\DataAL\XKM\Verschluesselt\ mit dem Namen Z....CON.XKM.

Diese Datei können Sie per Online Portal an die Krankenkassen übermitteln.

Die Bewegungsdaten

Die importierten Daten können Sie sich im Programm ansehen mit folgenden Programmpunkten :

Patienten / Patienten erfassen
In der Patientenmaske rechts [Leistungen]
Patienten / Leistungen

Mit [F3] rufen Sie in jeder Maske die gespeicherten Daten auf. Mit Eintrag in ein Feld vor der Suche greifen Sie auf die gewünschten Daten zu.

System-Einstellungen

Die System-Einstellungen rufen Sie wie folgt auf :

Datei / Systemkonfiguration

Folgende System-Einstellungen werden empfohlen :

Registerkarte 'Konnektor Einstellungen'

Tragen Sie im Block 'Gematik Konnektor' die IP-Nummer und den Port des Konnektors ein und wählen Sie das Protokoll.

Im Feld 'Keystore' tragen Sie 'C:\DataAL\Konnektor\zertifikat.p12' bzw. Verzeichnis und Dateiname der Zertifikatsdatei ein.

Im Feld 'Passwort' tragen Sie das Kennwort der Zertifikatsdatei ein.

Mit dem Button [Dienstabfrage] können Sie eine Verbindung zum Konnektor aufbauen um die Eintragungen auf Korrektheit zu prüfen. Voraussetzung für die Abfrage der Konnektordaten ist dass der Konnektor vom Arbeitsplatz aus erreichbar ist.

Registerkarte 'Schalter'

Block 'Allgemeines' : [ ] Beim Data-AL Start AK/BK-Dialog öffnen

Block 'Meldungen beim Data-Start' : [ ] Data-Hub und Konnektor

Sind alle Eintragungen gemacht drücken Sie [OK].

Haben Sie 2 Abrechnungsprogramme für 2 verschiedene BSNR so können Sie den Namen des Arztes in der Titelzeile des Programmsanzeigen.

Wählen Sie dazu Datei / Installationskonfiguration.

Auf der Registerkarte 'Allgemein' im Feld 'Namen' tragen Sie den Namen des Arztes ein.

Updates

Die Updates werden Online zur Verfügung gestellt. Es ist kein manuelles Herunterladen oder Einlesen von CD nötig.

Es gibt 2 Updates die für die KV-Abrechnung notwendig sind :

Quartals-Update
Stammdaten-Update

Das Quartals-Update steht eine Woche vor dem Quartalsende zur Verfügung.

Das Stammdaten-Update wird nach erfolgter Quartals-Abrechnung durchgeführt für das laufende Quartal.

Das Quartals-Update

Das Quartals-Update steht ca. eine Woche vor dem Ende des Quartals zur Verfügung. Es muss vor der endgültigen Quartals-Abrechnung installiert werden.

Wählen Sie für das die Installation des Quartal-Updates : Extras / Data-AL Online Update.

Klicken Sie auf das Modul das sie aktualisieren wollen, z.B. data2430.exe. Das Quartals-Update hat immer eine Null am Ende der Versionsnummer.

Zwischen-Updates mit 1 bis 9 am Ende der Versionsnummer müssen Sie nicht installieren.

Wählen Sie dann [Update laden].

Ist das Update heruntergeladen wählen Sie [Ja] [Ja] [Weiter] [Installieren]

Die Installation benötigt Administrator-Rechte. So ist es möglich dass Sie sich während der Installation mit einem Administrator-Account anmelden müssen.

Ist das Update installiert wählen Sie [Fertigstellen]. Das Programm wird nach der Installation beendet.

Beachten Sie dass ein Update längere Zeit in Anspruch nehmen kann.

Das Stammdaten-Update

Wenn die KV Abrechnung fertig erstellt ist müssen Sie die Stammdatendaten für das laufende Quartal aktualisieren.

Das geschieht wie folgt :

Im Hauptmenü des Programms klicken Sie rechts auf den Button 'Benachrichtigung'. Wählen Sie dann 'Alle verfügbaren Daten einlesen'.

Dann Haken setzen und [OK] klicken.

Das Update nimmt längere Zeit in Anspruch, minimieren Sie die Anwendung und lassen Sie sie alleine weiter laufen.

Die Daten, die installiert werden, sind sehr umfangreich, so gibt es inzwischen über 1 Millionen Unverträglichkeitsregeln von den Kranken-Versicherungen.

Ist der Button 'Benachrichtigung' grau und kann nicht angeklickt werden so wurde das Stammdaten-Update schon ausgeführt oder es liegen (noch) keine neuen Daten vor.

Beim ersten Aufruf des Stammdaten-Updates kann es sein dass noch ein Modul "msxmlger" installiert wird. Die Felder Benutzername und Organisation so lassen wie sie sind und auf "Weiter" klicken. Klicken Sie dann auf das Symbol links neben "Jetzt installieren". Sie müssen ggf. Administrator-Benutzername und -Kennwort eingeben oder "Ja" bestätigen.

Wir unterstützen Sie gerne bei der Installation der Updates, melden Sie sich bei unserer Hotline 0211-53801945.