Einleitung

Digitalisieren Sie ihre Laborabläufe

PathoFlex für die Fachbereiche Dermatohistopathologie und Pathologie ist heute eine der modernsten Lösungen am Markt.

Vom Materialeingang bis zum Befundausgang finden sich alle Arbeitsbereiche abgebildet.

Für jeden Schritt im Workflow

PathoFlex unterstützt sie im gesamten Prozess vom Laboreingang bis zum Befundversand und darüber hinaus.

Die Funktionsbausteine von PathoFlex lassen sich individuell und nach Bedarf in einem ganzheitlichen und integrierten Lösungssystem bündeln.

Das Online Handbuch

Für PathoFlex steht ein umfangreiches Online Handbuch zur Verfügung, dass Sie an jeder Stelle im Programm aufrufen können.

Dazu benutzen Sie die Hilfetaste Strg + F1 .

Sie öffnet das Online Handbuch und springt in das richtige Kapitel.

Das Online Handbuch wird zu jedem Update von PathoFlex mitgeliefert und beschreibt auch die neuen Funktionen. So sind Sie immer auf dem aktuellen Stand.

Arbeitsanweisungen

Die Abläufe, die Sie in der täglichen Arbeit mit PathoFlex durchführen, sind als "Arbeitsanweisung" gekennzeichnet.

Im Handbuch finden Sie die Arbeitsanweisungen für folgende Arbeitsbereiche :

Die Startseite
Der Etikettendruck
Die Fallanlage
Die Befundung
Der Befundausgang

Der Programmstart

Um PathoFlex zu starten klicken Sie auf das Symbol "PathoFlex" auf ihrer Arbeitsoberfläche. Nach Programmstart kommen Sie in den Anmeldebildschirm. Hier geben Sie ihr Kürzel und ihr Kennwort ein und klicken Sie auf Anmelden .

Arbeitsanweisung :

Die Startseite

Nach der Anmeldung gelangen Sie auf die Startseite von PathoFlex :

Die Startseite

Hier haben Sie folgende Möglichkeiten :

Links ist eine Leiste mit Symbolen, mit denen Sie direkt in die entsprechenden Module gelangen.

Links oben können Sie ein Menü öffnen um weitere Programmteile zu öffnen.

Oben sehen Sie das Dashboard mit wichtigen Kennzahlen aus vier Bereichen :

Labor
Falleingang
Offene Fälle
Patienten

Auf der Startseite gibt es folgende Felder :

Kürzel :

Tragen Sie hier Ihr Benutzerkürzel ein um sich im System anzumelden falls Sie noch nicht angemeldet sind.

Passwort :

Tragen Sie hier Ihr Passwort ein.

Anmelden :

Wenn Sie Benutzer und Passwort eingetragen haben dann melden Sie sich mit diesem Button am System an.

Abmelden :

Mit diesem Button melden Sie sich vom System ab. Nutzen Sie diese Funktion wenn Sie den Arbeitsplatz verlassen.

Rechts sehen Sie aktuelle Informationen zu POathoFlex, z.B. die Neuerungen im letzten Update.

Am unteren Bildschirmrand haben Sie vier Funktion die Sie hier aufrufen können :

→ PathoFlex Handbuch :

Hiermit rufen Sie dieses Online Handbuch auf.

→ Visonex Website :

Hiermit rufen Sie die Homepage von Visonex auf, dem Hersteller von PathoFlex.

→ Visonex Support-Email :

Hiermit wird ihr Email Programm gestartet, sie können dann ein Email an den Visonex Support senden.

→ Visonex Fernwartung :

Hiermit rufen Sie das Modul für die Visonex-Fernwartung auf, so können wir Sie aus der Ferne unterstützen.

Die Module auf der Startseite

Auf der Startseite befindet sich links eine Leiste mit Symbolen, mit denen sie folgende Module direkt aufrufen können :

Home
Menu
Etiketten
Labor
Fallanlage
Order-Entry
Befundung
Befundausgang
Tumorerfassung
Zifferneingabe
Einsender
Textbausteine
Patienten Auskunft
Fall Auskunft
Zyto-Plus
Statistiken
Institut

Auf der Startseite können Sie mit dem Plus-Symbol ein Menü aufrufen, das folgende Menüpunkte enthält :

Stammdaten
- Patient
- Versorgungszentrum
- Organ/Material
- Färbungen/Untersuchungen
- Lokalisationen
- Verachtsdiagnose
- Benachrichtigungen
Abrechnung
- Ziffernpool/ Preislisten
- KV-Abrechnung
- PVS Rechnungsexport
- Rechnungsdaten
- Rechnungsexport SevDesk
- Mahnungen SevDesk
Briefe schreiben
- Brief schreiben
- Brief-Adressen
- Konsil Kontrolle
Krebsregister
- ADT 3.0.0 Datenexport
Einstellungen
- Benutzerverwaltung
Order-Entry
- Auftragsdaten
E-Post
- Sendungsverfolgung
Zytologie
- Zervixdokumentation
- Zytologie Bausteine
Labor
- Nachforderungen
- Laborschema
Dokumentationen
- Tumorboard Auswertungen
- Volltextsuche
- CSV-Exporte

Arbeitsanweisung :

Der Etikettendruck

Das Etiketten-Modul ist der erste Schritt im Labor-Workflow. Jedes Gefäß und jedes Dokument erhält ein Etikett mit einer Auftragsnummer und mit einem Strichcode, die es Fall eindeutig zuordnen.

PathoFlex unterstützt zwei Arten von Etikettendruck :

On-Demand-Druck
Sammeldruck

Der On-Demand-Druck druckt genau die notwendigen Etiketten und erfasst die eingesendeten Proben und die zugehörigen Dokumente optimal für die weitere digitale Verarbeitung. Der Bildschirm für den On-Demand-Druck kann auch komplett per Touch-Bildschirm bedient werden.

Im Sammeldruck werden die Etiketten für eine gewisse Menge an Einsendungen im Voraus gedruckt.

Die Etiketten

Der On-Demand-Druck

Fangen wir mit dem On-Demand-Druck an !

Oben sehen Sie folgende Felder :

Fall Nummer :

Hier wird die Fallnummer angezeigt die für die aktuelle Probe vergeben wird.

Nummernkreis :

Hier wird der Nummernkreis angegeben für den Etiketten gedruckt werden sollen. Die Nummernkreise können individuell angelegt werden, z.B.

C : Gynäkologische Zytologie
E = Histologie
Z = Sonstige Zytologie

Aktuelle Nummer :

Die fortlaufende Nummer für die aktuelle Probe.

Datum :

Das Datum der Probenerfassung, also das aktuelle Datum.

Einsenderfehler :

Diesen Button wählen Sie wenn die Einsendung einen Fehler beinhaltet, z.B. wenn etwas fehlt. Sie kommen dann in ein Modul für die Fehlererfassung.

→ Notiz hinterlassen (F1) :

Mit der Funktionstaste F1 können Sie zu dieser Einsendung eine Notiz hinterlegen. Drücken Sie erneut F1 um die Notiz zu speichern.

Erfassung einer Einsendung

Für den On-Demand-Druck der notwendigen Etiketten wählen Sie zuerst einen der folgenden beiden Button :

Überweisungsschein + Probe :

Dieser Button wird für eine Einsendung mit Probe gedrückt.

Überweisungsschein + OT :

Dieser Button wird für eine Einsendung ohne Probe gedrückt.

Mit den folgenden beiden Button wählen Sie die Anzahl der Proben aus :

Probe + :

Dieser Button erhöht die Anzahl der Proben um 1.

Probe - :

Dieser Button verringert die Anzahl der Proben um 1. Über den beiden Buttons wird die gewählte Anzahl der Proben angezeigt.

Sind die Einstellungen korrekt wählen Sie :

Fertig (zum nächsten Fall) :

Dieser Button druckt die für die Proben notwendigen Etiketten und wechselt in die Erfassung der nächsten Einsendung.

Etiketten für Dokumente

Mit den 4 Buttons links können Sie Etiketten für Dokumente drucken. Diese werden einfach auf das Dokument geklebt. Diese Dokumente werden dann später automatisch der Einsendung zugeordnet.

Untersuchungsauftrag :

Druckt ein Etikett für einen Untersuchungsauftrag.

Überweisungsschein :

Druckt ein Etikett für einen Überweisungsschein.

Externes Dokument :

Druckt ein Etikett für ein weiteres externes Dokument das mit der Probe eingereicht wird.

Intern :

Druckt ein Etikett für ein internes Dokument, also ein Dokument aus dem eigenen Hause.

Die Auftragsnummer im Barcode auf dem Etikett hat folgenden Aufbau :

Z2520006-2-5-3 (FALLNR-PROBENNR-BLOCKNR-SLIDENR) für jede Probe
Z2520006-U für die Überweisung
Z2520006-A für den Untersuchungsauftrag
Z2520006-E für ein externes Dokument
Z2520006-I für ein internes Dokument
Z2520006-1 für die Probe 1

Hinweis : Es ist unbedingt erforderlich dass die richtigen Etiketten auf das richtige Dokument aufgeklebt werden, sonst kann die Einsendung später nicht korrekt verarbeitet werden.

Fallschema :

Hier können Sie ein Fallschema angeben, das vorher definiert wurde, um für diese Fallart alle notwendigen Etiketten zu drucken.

Probenschema :

Hier können Sie ein Probenschema angeben, das vorher definiert wurde, um für diese Probenart alle notwendigen Etiketten zu drucken.

Probenschema Liste :

Es können mehrere Probenschemata angegeben werden, die werden mit dem Button Anwenden der Liste hinzugefügt werden.

Nachdruck :

Mit diesem Button können sie einen Fall aufrufen, zu dem bereits Etiketten gedruckt wurden, um weitere Etiketten zu drucken.

Rechts haben Sie einige Schalter, die einen Hinweistext auf dem Etikett drucken. Folgende Schalter haben eine besondere Funktion :

Nachdruck :

Hier können zu mehreren Fällen Etiketten nachgedruckt werden.

Der Sammeldruck

Der vorletzte Schalter auf der rechten Seite schaltet den Sammeldruck ein :

Der Sammeldruck

Sie können folgende Felder ausfüllen :

Startnummer Anzahl Nummern Nummernkreis Kennung Layout 🗹 Etiketten absteigend drucken

Start Ausgabe :

Mit diesem Button starten Sie den Sammeldruck.

Layout :

Mit Klick auf diesen Button können sehen Sie das Layout des Drucks.

Arbeitsanweisung :

Die Fallanlage

In der Fallanlage werden eingescannte Überweisungsscheine und Auftragsscheine angezeigt und die ermittelten Daten hieraus. Nach Kontrolle und Ergänzung der Daten wird die Einsendung von Ihnen freigegeben und als Fall angelegt.

Liste der Überweisungsscheine :

Hier werden die nächsten Scheine angezeigt die bearbeitet werden können. Wählen Sie einen Fall durch Doppelklick.

◉ Eingang A bis ◉ Eingang D :

Es gibt 4 Eingangskörbe, in die die Dokumente gescannt werden. Diese können wie folgt verwendet werden :

A Standardpostfach 1
B Standardpostfach 2
C Zytologie
D für eilige Fälle

Refresh :

Dieser Button aktualisiert die Liste der Überweisungsscheine.

Eingescanntes Dokument :

Hier wird der gescannte Überweisungsschein bzw. Auftragsschein angezeigt. Mit dem Button AS und US rechts oben bei Einstellungen schalten Sie zwischen beiden Formularen um. Mit dem Mausrad können Sie rein- und rauszoomen.

Die Patientendaten

Hier werden die Patientendaten, die aus dem Dokument gelesen wurden, angezeigt. Dies sind folgende Felder :

🗹 Eilt ! :

Klicken Sie hier wenn der Fall den Status 'Eilig' bekommen soll.

🗹 Ausland :

Klicken Sie hier wenn es ein Auslandsfall ist.

Die nachfolgenden Felder werden automatisch ausgefüllt und geprüft. Ist ein Feldinhalt nicht plausibel oder fehlt wird das Feld rot angezeigt. In diesem Fall das Feld bitte ergänzen bzw. korrigieren.

Patient Titel WOP Geschlecht Vorname Patient geb. am Straße u. Hausnummer 🗹 Privat Land PLZ Ort Kostenträgerkennung Versicherten-Nr. Status

Kostenträgerkennung 🗹 OK :

Haben Sie die Kostenträgerkennung manuell eingetragen und das Feld wird weiterhin rot angezeigt, dann klicken Sie hier. Dann wird das Feld nicht geprüft.

Versicherten-Nr. 🗹 OK :

Haben Sie die Versichertennummer manuell eingetragen und das Feld wird weiterhin rot angezeigt, dann klicken Sie hier. Dann wird das Feld nicht geprüft.

Der Einsender

Einsender suchen :

Hier kann ein Einsender gesucht werden, falls er nicht vom System vorgeschlagen wurde. Geben Sie einfach einige Buchstaben aus dem Namen ein und wählen Sie dann aus der angezeigten Liste an.

Zu dem Einsender werden folgende Felder angezeigt :

Betriebsstätten-Nr. Arzt-Nr. Datum Einsender Adresse

Externe Angaben

Einsender-Auftrags-Nr. 1 :

Es ist möglich dass der Einsender auf seinem Auftragsschein eine eigene Auftragsnummer angibt. Diese können Sie hier erfassen. Diese Nummer ist manchmal notwendig damit die Befunde in der Praxis den Fällen zugeorndet werden können.

Einsender-Auftrags-Nr. 2 :

Hier kann eine zweite Auftragsnummer des Einsenders angegeben werden falls vorhanden.

Patienten ID (PID) :

Hier kann eine Patienten ID eingegeben werden falls vorhanden.

Fall Nr (Klinik) :

Hier kann eine Fallnummer des Einsenders angegeben werden falls vorhanden.

Nachrichtlich :

Hier kann ein weiterer Einsender angegeben werden der die Befunde erhält, z.B. eine Urlaubsvertretung. Geben Sie einige Buchstaben des Namens ein und wählen Sie dann aus der angezeigten Liste aus.

🗹 Soldat :

Klicken Sie hier wenn es sich bei dem Patienten um einen Bundeswehrangehörigen handelt. In diesem Fall wird die Personenkennziffer im Feld Versichertennummer angegeben.

🗹 Amb. OP :

Klicken Sie hier bei ambulanter Behandlung.

🗹 Stationär :

Klicken Sie hier bei stationärer Behandlung.

🗹 Kein Ü-Schein :

Klicken Sie hier falls es keinen Überweisungsschein gibt.

Hier können Sie weitere Angaben machen :

🗹 Hybrid DRG : Zusatzinformation : Bemerkung/Az. : OPS-Code :

Daten freigeben

Mit dem Button Daten freigeben (F5) oder mit der Taste F5 geben Sie die angezeigten Daten frei und legen den Fall mit allen Details an.

Notiz hinterlassen (F1) :

Mit der Taste F1 können Sie eine Notiz zu dem angezeigten Fall hinterlegen. Mit nochmal F1 werden die Notizen gespeichert.

Arbeitsanweisung :

Die Befundung

Die Befundung ist der zentrale Programmteil in PathoFlex für den Workflow in der Pathologie.

Nach Aufruf der Befundung sehen Sie oben eine Programmleiste :

Kreis :

Geben Sie hier den Nummernkreis an wenn Sie einen bestimmten Fall aufrufen wollen. Folgende Nummernkreise sind z.B. definiert : C : Gynäkologische Zytologie E : Histologie Z : Sonstige Zytologie

Fall-Nr. :

Hier geben Sie die 5-stellige Fallnummer ein wenn Sie einen bestimmten Fall aufrufen wollen.

Bearbeiten :

◉ Eingang :

◉ Bearbeitung Arzt :

◉ Bearbeitung Schreibüro :

◉ Freigabe :

Sammeldruck :

Refresh :

Anzahl :

Filter Einsender :

Filter Datum :

Filter Prio. :

Filter Supervisor :

Filter Arzt :

Filter Zurücksetzen :

Liste der Fälle :

Hier wird eine Liste der Fälle angezeigt, die oben durch die Auswahl selektiert wurden. Wählen Sie einen Fall durch Doppelklick aus.

Arbeitsanweisung :

Der Befundausgang

Im Befundausgang sehen Sie die Befunde die bereits an die Einsender versendet wurden. Hier können Sie Befunde erneut versenden.

Der Befundausgang

Oben können Sie zwischen drei verschiedenen Ansichten wählen :

Ausgang : Hier sehen Sie die bereits versendeten Befunde

Nachsenden : Hier werden die zu versendenden Befunde angezeigt

HL7 Einstellungen : Hier werden die Einstellungen für die Befunde angezeigt, die mit HL7 versendet werden.

Ansicht Ausgang

Berichtsliste :

Die versendeten Befunde werden hier aufgelistet.

Rechts sehen Sie folgende Felder :

🗹 Automatisch versenden :

Alle x Minuten :

Auswahl Empfänger :

Unten können Sie folgende Funktionen aufrufen :

Versenden :

Die markierten Befunde werden versendet.

Refresh :

Die Anzeige wird aktualisiert. Wählen Sie dies wenn Sie Befunde hier hinzugefügt haben.

Eintrag löschen :

Die gewählte Zeile in der Tabelle wird gelöscht.

Fax-Bericht :

Ein Bericht wird angezeigt der die Befunde anzeigt die per Fax versendet wurden.

Ansicht Nachsenden

Berichtsliste :

Die Befunde die versendet werden oder die nachgesendet wurden werden hier aufgelistet.

Rechts sehen Sie folgende Felder :

Empfänger-Name (Arzt) :

Hier können Sie das Kürzels eines Einsenders eintragen, dessen versendete Befunde Sie sehen wollen. Mit F4 erhalten Sie eine Liste aller angelegten Einsender.

Postfach / Fax-Nr. :

Hier wird für Versand per DFÜ das Postfach des gewählten Einsenders angezeigt, bei Versand per Fax die Fax-Nummer.

Unten haben Sie folgende Funktionen :

Freigeben :

Mit dieser Funktion werden die ausgewählten Befunde versendet.

Aktualisieren :

Die Liste wird aktualisiert.

🗹 Markierte Freigeben :

Setzen Sie hier einen Haken damit alle markierten Befunde versendet werden.

Ansicht HL7 Einstellungen

Hier werden die Einstellungen für die Befunde angezeigt, die mit HL7 versendet werden. Sie können diese Einstellungen hier auch anpassen. Hier gibt es folgende Felder :

MSH-7 Zeitpunkt der Nachrichtenerstellung :

ORC-9 Zeitpunkt der Auftragseingabe :

ORC-15 Probeneingangsdatum :

OBR-6 Anforderungszeitpunkt :

OBR-7 Zeitpunkt der Probenahme :

OBR-8 Ende der Probenahme :

OBR-14 Probenahmezeitpunkt :

OBX-12 Letzte Observation :

OBX-14 Datum der Observation :

🗹 PDF eingebettet :

🗹 Befund-Bericht-Nr. im Segment OBX(2) einfügen :

Postfächer :

🗹 Keine Unterschrift unter den Bericht für diese Postfächer :

🗹 Für interne HL7-Emfänger auch das PDF-Dokument übertragen. :

Befunde nachsenden

Öffnen Sie im Befundausgang die Ansicht 'Nachsenden'. Sie können nun rechts ein Einsenderkürzel eingeben oder mit F4 eine Liste der Einsender aufrufen und einen Einsender auswählen. Sie sehen jetzt alle versendeten Befunde des gewählte Einsenders.

Wählen Sie nun einen Befund und klicken Sie auf 'Freigeben'. Möchten Sie mehrere Befunde nachsenden markieren Sie die Befunde indem Sie rechts neben jeden gewünschten Befund einen Haken setzen und unten einen Haken setzen in

🗹 Markierte Freigeben .

Mit 'Freigeben' werden nun alle markierten Befunde für den Versand freigegeben.

Wechseln Sie nun auf die Ansicht 'Ausgang'. Mit 'Refresh' sehen Sie nun die freigegebenen Befunde. Mit 'Versenden' werden alle Befunde in der Liste versendet. Steht der Versand auf 'Automatisch' brauchen Sie den Versenden-Button nicht zu drücken.

Die Tumorerfassung

Fall-Nr. :

Tragen Sie hier die Fallnummer ein zu der ein Tumor erfasst werden soll. Mit F4 erhalten Sie eine Liste der Fälle.

Neuanlage :

Mit diesem Button können Sie einen Fall neu anlegen.

DATEN OK :

Bestätigen Sie hier dass die eingegebenen Daten korrekt sind.

Speichern (Enter) :

Mit Klick auf diesen Button werden die erfassten Daten gespeichert.

Liste der erfassten Tumore :

Hier wird eine Liste der bisherigen Tumore angezeigt.

Tumor-Name (Opt) :